Die App Immo-Übergabe stellt bei einer Wohnungsübergabe 3 verschiedene Übergabeprotokolle zur Verfügung:
- Das Smartphone-Protokoll online (Online-Protokoll)
- Das A4-Protokoll als PDF-Datei
- Das Smartphone-Protokoll als PDF-Datei
Im Folgenden ist beschrieben, weshalb es diese unterschiedlichen Protokolle gibt, welchem Zweck sie dienen und welche Vor- und Nachteile sie jeweils haben.
Das Online-Protokoll
Das Online-Protokoll, d.h. die Online-Version des Smartphone-Protokolls ist eine Webseite, die alle Daten zu der Übergabe in übersichtlicher Form auf dem PC, dem Tablet und auch auf einem Smartphone anzeigt. Sie können diese Webseite den an der Wohnungsübergabe beteiligten Personen bereitstellen, indem Sie ihnen per E-Mail einen Link schicken. Der Versand dieser E-Mail lässt sich mit der App Immo-Übergabe sehr bedienerfreundlich abwickeln. Der Empfänger einer solchen E-Mail tippt auf diesen Link und erhält so die Webseite mit seinem Übergabeprotokoll.
Es gibt mehrere Gründe, die für das Online-Protokoll sprechen:
- In diesem Protokoll kann man sich leicht von einer Stelle zu einer anderen bewegen, indem man gezielt einen Raum oder Sachbereich wie Verbrauchszähler oder Schlüssel anwählt. Man muss also nicht in einem Dokument mit vielen Seiten hin- und herblättern, um etwas zu finden, sondern springt gezielt zur gewünschten Stelle.
- Die Fotos stehen in diesem Protokoll in Original-Qualität mit höchster Auflösung zur Verfügung. Indem man auf ein Foto in diesem Protokoll tippt, kann man es z.B. auf einem Tablet oder PC in sehr großer Darstellung aufrufen, um alle Details zu erkennen.
- Im Online-Protokoll lassen sich alle Fotos einblenden, wenn es darum geht, alles im Detail durchzugehen. Sie lassen sich jedoch auch ausblenden, wenn es um einen schnellen Überblick geht. Sie können sogar bei ausgeblendeten Fotos einzelne Fotos öffnen, wenn Sie etwas genauer wissen wollen.
Das Online-Protokoll ist also nicht nur ein einfaches Dokument, sondern bietet dem Empfänger interaktive Möglichkeiten, mit den enthaltenen Informationen umzugehen. Dies führt dazu, dass es mehr und mehr zu dem bevorzugten Arbeitsmittel bei Wohnungsübergaben wird.
Nachteil dieser Art des Protokolls ist allerdings, dass es eine Internetverbindung voraussetzt und einen Zugang zu den Daten, die mit der App Immo-Übergabe verwaltet werden. Die beiden anderen Protokolle benötigen einen solchen Zugang nicht, sind deshalb unabhängiger nutzbar und haben zumindest als Ergänzung zum Online-Protokoll ihre Bedeutung.
Das A4-Protokoll
Das A4-Protokoll ist ein PDF-Dokument mit den vollständigen Texten und Daten der Übergabe, enthält aber keine Fotos. Die Vorteile dieses Protokolls:
- Dadurch, dass keine Fotos enthalten sind, ist das A4-Protokoll sehr kompakt. Während ein Dokument mit vielen Fotos 20 und mehr A4-Seiten lang werden kann und dementsprechend oft recht unübersichtlich und schwer zu handhaben ist, lassen sich dieselben Daten ohne Fotos in dem A4-Protokoll auf 2-3 Seiten unterbringen.
- Als PDF-Datei kann man das A4-Protokoll gut in einer E-Mail verschicken oder ausdrucken.
Die nicht enthaltenen Fotos sind einerseits ein Vorteil des A4-Protokolls, andererseits auch sein Nachteil. Daher sollte es nicht das einzige Dokument sein, das man den Beteiligten an einer Wohnungsübergabe zur Verfügung stellt. Allerdings reicht es vielleicht als Ergänzung zum Online-Protokoll.
Oder man liefert neben dem Online-Protokoll und dem A4-Protokoll auch noch das Smartphone-Protokoll als PDF-Datei, denn auch dieses enthält die Fotos.
Das Smartphone-Protokoll als PDF-Datei
Das 3. Protokoll ist wie das A4-Protokoll eine PDF-Datei. Es handelt sich dabei eigentlich um das in eine PDF-Datei umgewandelte Online-Protokoll und kann als Ergänzung zum A4-Protokoll dienen. Die Vorteile dieser PDF-Datei sind:
- Das PDF-Smartphone-Protokoll lässt sich als Anhang einer E-Mail verschicken oder ausdrucken. Beim Empfänger ist zum Aufrufen des Protokolls kein Zugang zu den Daten der App nötig.
- Fotos werden in niedriger Auflösung in der PDF-Datei gespeichert, wodurch diese nicht allzu groß wird und daher beim E-Mail-Versand nicht aufgrund der Größe der angehängten Datei zurückgewiesen wird.
- Das PDF-Smartphone-Protokoll enthält sämtliche Daten und Fotos, so dass es – auch ohne A4-Protokoll – als eigenständiges und einziges Protokoll versandt werden kann.
Nachteil der PDF-Datei mit dem Smartphone-Protokoll, dass die Qualität der Fotos manchmal zu wünschen übrig lässt. Das liegt zum einen daran, dass die Qualität der Fotos ohnehin leidet, wenn sie in eine PDF-Datei eingebunden sind. Zum anderen kommt es zu Qualitätseinbußen aufgrund der niedrigen Auflösung der Fotos. Die Fotos in höherer Auflösung einzubinden ist oft keine Option, da dann die PDF-Datei – bei vielen Fotos – so groß werden kann, dass das Erstellen dieser Datei lange dauert und sie wegen der Größe der Datei nicht per E-Mail verschickt werden kann.
Allerdings wird die Qualität der Fotos im PDF-Smartphone-Protokoll in vielen Fällen doch ausreichen. Wenn ein Teilnehmer an einer Übergabe besonderen Wert auf die Original-Fotos legt, können Sie ihm im Download-Center eine Datei mit sämtlichen Fotos zum Herunterladen bereitstellen. Unsere allgemeine Empfehlung lautet allerdings, für die Arbeit mit den Fotos auf das Online-Protokoll zu setzen und die PDF-Datei nur für Archivierungszwecke zu nutzen.
Fazit
Wer mit der App Immo-Übergabe arbeitet, kann die Daten zu einer Wohnungsübergabe einfach darin aufrufen und die gewünschten Informationen anschauen. Die anderen Beteiligten erhalten einen Link zum Online-Protokoll und können sich darin komfortabel bewegen, Fotos anschauen und sonstige Informationen aufrufen.
Das Online-Protokoll eignet sich daher am besten als tägliches Arbeitsmittel und Referenz. Zu Zwecken der Archivierung erhalten die Beteiligten zusätzlich das A4-Protokoll (ohne Fotos) und das Smartphone-Protokoll (mit Fotos) in Form von PDF-Dateien.
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