Wohnungsübergaben richtig durchführen
11 nützliche Tipps für Hausverwaltungen und Vermieter
Die Wohnungsübergabe ist ein zentraler Moment beim Mieterwechsel. Ein sorgfältig erstelltes Übergabeprotokoll sorgt für klare Verhältnisse, dokumentiert den Zustand der Wohnung und beugt späteren Streitigkeiten vor. Dieser Ratgeber zeigt Hausverwaltungen und Vermietern, wie sich Wohnungsübergaben effizient vorbereiten, durchführen und dokumentieren lassen.
- Vereinbaren Sie den Übergabetermin bei Tageslicht ▶
- Bereiten Sie die Wohnungsübergabe gut vor ▶
- Haben Sie Arbeitsmittel dabei, die brauchbar sein könnten ▶
- Nutzen Sie eine gute App für Wohnungsübergaben ▶
- Erstellen Sie ein ausführliches Übergabeprotokoll ▶
- Nehmen Sie viele Fotos auf ▶
- Dokumentieren Sie ohne „Lastenzuordnung“ ▶
- Teilen Sie die Wohnungsübergabe in Arbeitsgänge auf ▶
- Stellen Sie einen Zwischenstand des Protokolls zur Verfügung ▶
- Investieren Sie zusätzlich Zeit, um es später leichter zu haben ▶
- Versuchen Sie, möglichst viel gleich vor Ort zu erledigen ▶
1. Vereinbaren Sie den Übergabetermin bei Tageslicht
Bei Tageslicht sieht man vieles besser, auch auf dem Balkon und in den Außenbereichen.
Außerdem kann man bei einer zu übergebenden, meist leeren Wohnung nicht davon ausgehen, dass es überall Lichtquellen gibt. Möglicherweise gibt es zwar Lampen, aber nicht in jedem Raum.
2. Bereiten Sie die Wohnungsübergabe gut vor
Stellen Sie Informationen und Unterlagen zusammen, die bei der Übergabe nötig oder hilfreich sind oder sein könnten. Alles sollte kompakt an einer Stelle zugänglich sein, so dass die Informationen schnell zur Hand sind und man nicht umständlich in Verzeichnissen suchen muss. So manche Frage lässt sich dann vor Ort klären und Sie müssen die Beteiligten nicht auf nach der Übergabe vertrösten. Denken Sie an:
- Kontaktdaten der Beteiligten
- Mietvertrag
- Grundriss der Wohnung
- Nebenkostenabrechnung Vorjahr
- Energieausweis
Bringen Sie sich auf den neuesten Stand in Hinsicht auf Sachverhalte, die beim Übergabe-Termin zur Sprache kommen sollten oder könnten:
- Kaution
Bei neuen Mietern, falls so vereinbart: Wurde die Kaution bereits überwiesen? - Offene Zahlungen
Bei ausziehenden Mietern: Sind noch Zahlungen offen, z.B. aufgrund der Nebenkostenabrechnung? - Offene Themen
Gibt es aktuell offene Themen in der Wohnung oder im Gesamthaus, wie z.B. gerade anstehende Reparaturen?
3. Haben Sie Arbeitsmittel dabei, die brauchbar sein könnten.
Stellen Sie sich ein „Set“ an Arbeitsmitteln zusammen, dass Sie bei Ihren Wohnungsübergaben immer mit dabei haben. So sind Sie für alle Eventualitäten gerüstet. Dieses Set sollte enthalten:
- Taschenlampe
Unentbehrlich bei einer Wohnungsübergabe, um Zähler an dunklen Stellen zu fotografieren oder weniger gut einsehbare Ecken auszuleuchten - Metermaß
Die neuen Mieter fragen sich schon bei der Wohnungsübergabe, wo sie bald ihre Möbel hinstellen sollen. Passt dieser Schrank hierhin? Kann man diese Kommode zwischen Fenster und Seitenwand stellen? Geben Sie ihnen einen Zollstock. Sie sind dann „beschäftigt“, während Sie Mängel, Zählerstände etc. aufnehmen. - Entfernungsmesser
Manche Distanzen wie z.B. die Deckenhöhe lassen sich besser mit einem digitalen Entfernungsmesser messen. - Schraubenzieher
Zum Entfernen der alten Namensschilder an Klingelanlage und Briefkasten oder zum Einsetzen neuer Schilder - Schweizer Taschenmesser
Für alle Fälle - Heizungsschlüssel (optional)
Befindet sich Luft in den Heizkörpern? Mit einem Heizungsschlüssel kann man sie herauslassen. - Feuchtigkeitsmesser (optional)
Falls es Stellen gibt, die man mal auf Nässe prüfen sollte.
4. Nutzen Sie eine gute App für Wohnungsübergaben
Bei einer Wohnungsübergabe zahlt sich ein gutes digitales Hilfsmittel aus. Eine App eignet sich besser als das herkömmliche Klemmbrett, soviel ist sicher. Aber App ist nicht gleich App. Gerade zwischen den am Markt erhältlichen Apps für Wohnungsübergaben sind die Unterschiede groß. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und zu vergleichen:
- Funktionsumfang:
Deckt die App möglichst viele Aufgaben ab, die bei einer Übergabe anfallen oder ist man zusätzlich auf andere Apps angewiesen? - Bedienerfreundlichkeit:
Wird der Eingabeaufwand auf ein Minimum reduziert? Gibt es Vorlagen oder muss man viel manuell erfassen? - Funktionstiefe
Sind die Funktionen gut ausgearbeitet? Mit vielen Möglichkeiten im Detail? - Leichtes Navigieren:
Kommt man auch bei einem umfangreichen Protokoll schnell an alle nötigen Informationen? - Flexibles Versenden der Dokumente:
Ist die Lösung schnell und flexibel beim Erstellen und Versenden der Protokolle? - Läuft die App auf Smartphones, Tablets und PCs gleichermaßen?
- Gibt es ein Protokoll, das man auch auf Smartphones gut lesen kann?
- Kann man den Dunkelmodus einschalten? In vielen Fällen lässt sich in heller Schrift auf dunklem Hintergrund besser arbeiten.
Beispiel für eine App für Wohnungsübergaben ist die App „Immo-Übergabe“ der Firma Quadriga Informatik GmbH. Näheres … >
5. Erstellen Sie ein ausführliches Übergabeprotokoll
Es lohnt sich, ein ausführliches Übergabeprotokoll zu erstellen. Die Vorteile:
- Wenn das Protokoll stimmig und vollständig ist, fällt es den Beteiligten leichter, ihre Unterschriften zu leisten.
- Ein vollständiges Protokoll ist glaubwürdiger und hat im Streitfall eine höhere Beweiskraft als ein Protokoll, in dem offensichtlich Angaben fehlen.
- Mit einem gut gemachten Protokoll und einer professionell durchgeführten Wohnungsübergabe signalisieren Sie gleich zu Beginn, dass Ihnen an einem guten Mietverhältnis liegt.
- Ein ausführliches Protokoll ist gleichzeitig eine Bestandsaufnahme der Wohnung und kann im Rahmen der laufenden Hausverwaltung als Nachschlagewerk zu den Gegebenheiten vor Ort dienen.
6. Nehmen Sie viele Fotos auf
Dokumentieren Sie den Zustand der zu übergebenden Wohnung mit möglichst vielen Fotos. Das ist sinnvoll für:
- Raumansichten
- Mängel
- Inventargegenstände
- Zähler
- Schlüssel
- Anleitungen
Mit Smartphone oder Tablet lassen sich solche Fotos sehr einfach erstellen und eine gute App sorgt dafür, dass man mit diesen Fotos im Übergabeprotokoll gut umgehen kann. Da die Fotos so wichtig sind, sollten Sie bei einer App besonders auf die Funktionen rund um die Fotos achten:
- Es sollte keine Begrenzungen für die Anzahl der Fotos geben, d.h. es sollten mehrere Fotos pro Raum, Mangel, Inventar usw. möglich sein. Kann das Protokoll wenn nötig auch 100 und mehr Fotos enthalten?
- Können Sie die Fotos ein- und ausblenden? Für den schnellen Überblick ist eine Sicht ohne Fotos oft besser geeignet. Wenn man es genau wissen will, geht es nur mit eingeblendeten Fotos. Besonders komfortabel wird es, wenn man die Fotos auch einzeln aus- und einblenden kann.
- Gibt es wahlweise eine größere Darstellung der Fotos?
- Kann man bestimmte Stellen auf dem Foto farbig markieren?
- Lassen sich die Fotos in der Reihenfolge ändern und verschicken oder herunterladen?
7. Dokumentieren Sie ohne „Lastenzuordnung“
Mängel verschiedener Art geben bei Wohnungsübergaben oft Anlass zu Meinungsverschiedenheiten. Insbesondere darüber, wer für einen Schaden verantwortlich ist und wer für die Behebung aufkommt, wie die Lasten also zuzuordnen sind.
Damit die Übergabe atmosphärisch nicht „kippt“ und die Beteiligten am Ende das Übergabeprotokoll unterschreiben, empfiehlt es sich oft, die Lasten überhaupt nicht zuzuordnen und folgenden Standpunkt zu vertreten: Das Protokoll soll die Mängel nur dokumentieren und die Frage, wer für die Kosten der Mängelbeseitigung aufkommt, wird später entschieden.
Auf der anderen Seite ist es natürlich von Vorteil, wenn möglichst viele Fragen bei der Übergabe geklärt werden. Welches Vorgehen im Einzelfall sinnvoller ist, hängt von Art und Anzahl der Mängel, von den Beteiligten und anderen Gegebenheiten ab. Entscheiden Sie pragmatisch, ob Sie die Lasten zuordnen oder nicht.
8. Teilen Sie die Wohnungsübergabe in Arbeitsgänge auf
Wie läuft bei Ihren Übergaben der Rundgang durch die Räume ab? Prüfen Sie „alles“ im ersten Raum und gehen dann in den nächsten, um auch dort alles zu prüfen?
Denken Sie darüber nach, eine Prüfung in Arbeitsgänge aufzuteilen. Einen Haupt-Rundgang für die Aufnahme der Mängel und Inventare und dann separate kürzere Rundgänge für folgende Aufgaben:
- Öffnen und Schließen aller Fenster
- Runter- und Hochfahren aller Rollladen
- Öffnen und Schließen der Türen
- Betätigen aller Wasserhähne und Spülungen
- An- und Ausschalten aller Lichtquellen
- Aufnehmen der Rauchwarnmelder
So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen wird.
9. Stellen Sie einen Zwischenstand des Protokolls zur Verfügung
Wenn Sie wie empfohlen ein ausführliches Übergabeprotokoll erstellen, braucht dies seine Zeit – auch mit einer hilfreichen App wie Immo-Übergabe. Für die anderen Teilnehmer an der Übergabe bedeutet das Wartezeit und sie könnten ungeduldig werden.
Ist das Protokoll schließlich fertig, entsteht dagegen oft Zeitdruck, da alle schnell zum Ende kommen wollen und oft wenig Zeit für die Teilnehmer bleibt, das Dokument in Ruhe durchzuschauen. Um beides – Wartezeit bei der Prüfung und Zeitdruck am Ende – zu vermeiden, ist es eine gute Idee, z.B. zur Halbzeit der Übergabe einen Zwischenstand des Protokolls zur Verfügung zu stellen. Indem Sie den Beteiligten Gelegenheit geben, Teile des Protokolls vorab zu prüfen, „beschäftigen“ Sie sie und verkürzen die Zeit der Übergabe.
Wenn Sie noch mit Papier arbeiten, lassen Sie die Beteiligten das halbfertige Protokoll fotografieren. Leichter geht es mit einer App, die den Versand eines solchen Zwischenstands unterstützt.
10. Investieren Sie zusätzlich Zeit, um es später leichter zu haben
Wenn im Bad eine Fliese bricht, ist die erste Frage des Fliesenlegers, ob es Ersatzfliesen gibt. Gut, wenn Sie das wissen und auch, wo sich ggf. diese Ersatzfliesen befinden. Sie sind bei der späteren Verwaltung der Wohnung im Vorteil, wenn Sie bei den Wohnungsübergaben solches Ersatzmaterial und dessen Ablageort notieren. Das gilt für:
- Fliesen
- Parkett und Laminat
- Sockelleisten
- Dachziegel
Ähnlich hilfreich ist es, wenn Sie nicht nur die Zählerstände fotografieren und erfassen, sondern auch die Einbaustelle der Zähler dokumentieren. Manchmal sind diese nicht leicht zu finden oder an unzugänglichen Stellen angebracht.
Ein anderes Thema sind Fotos von den Räumen, also Raumansichten: Man mag geteilter Meinung sein, ob sie in ein Übergabeprotokoll gehören oder nicht. Aber sind könnten beim nächsten Mieterwechsel nützlich sein. Sie benötigen dann Fotos von den Räumen, in denen sich ggf. aber noch die Möbel des Vormieters befinden. Bei Wohnungsübergaben sind dagegen die Wohnungen oft leer und renoviert und Sie können u.U. Fotos von diesen Räumen beim nächsten Mieterwechsel vorteilhaft nutzen.
11. Versuchen Sie, möglichst viel gleich vor Ort zu erledigen
Neben dem Anfertigen des Übergabeprotokolls stehen bei einer Wohnungsübergabe weitere Aufgaben an:
- Für die einziehenden Mieter ist eine Wohnungsgeberbestätigung auszustellen.
- Der Energieversorger ist über die Zählerstände der Verbrauchszähler zu informieren.
- Handwerker und sonstige Dienstleister sind mit Reparaturen und sonstigen Erledigungen zu beauftragen.
- Die Namensschilder an Klingelanlage und Briefkasten sind auszutauschen.
Versuchen Sie, möglichst viele dieser Aufgaben gleich vor Ort zu erledigen anstatt sie als „lose Enden“ mit ins Büro zu nehmen. Mit einer guten App ist dies mit wenig zusätzlichem Aufwand machbar.
Die Immo-Übergabe App
Steht bei Ihnen demnächst eine Wohnungsübergabe an?
Dann führen Sie sie gleich mit Immo-Übergabe durch!
Oder die kostenfreie App auf Smartphone oder Tablet herunterladen:
Herstellung und Vertrieb
Quadriga Informatik GmbH
Frankfurter Str. 69
63067 Offenbach am Main
Telefon: +49 69 8500300
E-Mail: info@immo-uebergabe.de