Während einer Wohnungsübergabe mit der App „Immo-Übergabe“ können Sie den Teilnehmern an der Übergabe einen Zwischenstand des Übergabeprotokolls zur Verfügung stellen. In diesem Blogeintrag erfahren Sie, weshalb ein solcher Zwischenstand nützlich ist und wie Immo-Übergabe ihn unterstützt.
Wozu ein Zwischenstand des Protokolls?
Überlegen Sie einmal, wie Wohnungsübergaben oft ablaufen. Will man ein vollständiges Übergabeprotokoll erstellen, braucht dies seine Zeit. Typischerweise ist damit eine Person beschäftigt, während sich die anderen Teilnehmer an der Übergabe in Geduld üben müssen. Ist das Protokoll schließlich fertig, entsteht dagegen oft Zeitdruck, da alle schnell zum Ende kommen wollen und oft wenig Zeit für die Teilnehmer bleibt, das Dokument in Ruhe durchzuschauen.
Um beides – Wartezeit bei der Prüfung und Zeitdruck am Ende – zu vermeiden, ist es eine gute Idee, z.B. zur Halbzeit der Übergabe einen Zwischenstand des Protokolls zur Verfügung zu stellen. Indem Sie den Beteiligten Gelegenheit geben, Teile des Protokolls vorab zu prüfen, „beschäftigen“ Sie sie und verkürzen die Zeit der Übergabe.
Die Vorabversion in der App „Immo-Übergabe“
In Immo-Übergabe können Sie jederzeit den jeweils aktuellen Bearbeitungsstand des Protokolls vorab zur Verfügung stellen. Das Prinzip ist folgendes: Die Teilnehmer bekommen einen Link, mit dem Sie das vorläufige Protokoll in der Online-Fassung aufrufen können. Ist es einmal aufgerufen, kann es mit einer Funktion „Aktualisieren“ immer wieder auf den jeweils neuen Stand gebracht werden.
Sind schließlich alle Angaben im Protokoll enthalten, können Sie es in der App „zur Unterschrift freigeben“. Wenn nun die Teilnehmer das Protokoll auf ihren Smartphones erneut aktualisieren, sehen sie eine Schaltfläche „Unterschreiben“, mit deren Hilfe sie die Unterschrift leisten und hochladen können. Wenn dann alle unterschrieben haben, genügt ein erneutes Aktualisieren, um das endgültige Protokoll zu erhalten.
Ein Link für alle Fassungen des Protokolls
Es reicht also, jedem der Teilnehmer einen Link zu dem Protokoll zu schicken. Für die weiteren Arbeitsschritte bitten Sie die Teilnehmer dann jeweils nur, auf „Aktualisieren“ oder zum Leisten der Unterschrift auf „Unterschreiben“ zu tippen.
Mit Vorabversionen arbeiten
Wie wird eine Vorabversion des Übergabeprotokolls in Immo-Übergabe versandt und wie kann der Empfänger sie prüfen? Der Versand ist auf der Seite „Protokoll versenden“ der App möglich:
Aktivieren Sie hier den Radioknopf „Vorabversion senden“, tippen Sie auf „Senden“, ändern Sie dann ggf. noch den E-Mail-Text und versenden Sie die E-Mail mit dem Link zum Aufrufen des vorläufigen Protokolls. Wenn der Empfänger, z.B. der Mieter, nach Erhalt der E-Mail den Link aufruft, hat er das Online-Protokoll vor sich:
Hier kann er das Protokoll nun in Ruhe durchschauen, indem er nach unten scrollt oder mit den Schaltflächen oben direkt zu bestimmten interessanten Stellen im Dokument springt. Nach einiger Zeit, während der weiter am Protokoll gearbeitet wurde, kann der Mieter auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ tippen, um einen neuen Zwischenstand des Protokolls zu erhalten, und weiter prüfen.
Wenn schließlich das Protokoll fertig, d.h. „unterschriftsreif“ ist, müssen 2 Dinge passieren: In der App ist der Link „Freigabe für Unterschrift“ zu tippen:
Auf Seiten des Mieters ist im Online-Protokoll erneut die Schaltfläche „Aktualisieren“ zu betätigen. Auf dem Display erscheint dann eine zusätzliche Schaltfläche „Unterschreiben“.
Nach Tippen auf die Schaltfläche kann er unterschreiben und die Unterschrift hochladen.
Ganz wichtig: Wenn Sie eine Vorabversion des Protokolls senden, brauchen Sie später nicht noch Links zum Anfordern der Unterschrift zu versenden. Dann ist nur noch das vorhandene Online-Protokoll für die Unterschriften freizuschalten. Wenn alle Unterschriften geleistet sind, ist nur noch das endgültige Protokoll zu versenden.
Näheres zu Vorabversionen eines Übergabeprotokolls in der App „Immo-Übergabe“ finden Sie in folgendem Youtube-Video (erscheint in Kürze).